พนักงานลาออกเป็นสิ่งที่เราคาดหวังจะไม่ให้เกิดโดยเฉพาะกับนักขายที่มีผลงานดี

อย่างไรก็ตาม ถ้าสุดท้ายเราทำเต็มที่และพนักงานยังคงลาออกอยู่ดี สิ่งที่เราต้องทำคือ “เตรียมตัว”

 

และหนึ่งในการเตรียมตัวที่สำคัญคือการป้องกันปัญหาที่อาจจะตามมาจากการที่พนักงานคนดังกล่าวไม่อยู่แล้ว

ใช่แล้วครับ บทความนี้จะมาพูดถึง 3 ขั้นตอนที่จะช่วยให้แผนของคุณไม่ตกหล่น

 

มาดูกันเลยครับว่าถ้ามีพนักงานขายลาออก อะไรคือสิ่งที่เราต้องทำเพื่อเป็นการปัองกันปัญหาบ้าง

 

1)งานที่ค้างทั้งหมด

อย่าใช้แค่ถามอย่างเดียว

เพราะถ้าคุณแค่ถามคนที่กำลังจะลาออกว่า ทุกอย่างเรียบร้อยหรือยัง

 

คำตอบส่วนใหญ่จะตอบว่า “เรียบร้อยแล้วครับ”

คุณต้องลงไปดูให้ละเอียดว่ามีงานอะไรที่ค้างอยู่บ้าง ตัวอย่างของ checklist มีดังต่อไปนี้

 

  • ลูกค้าใหม่ที่กำลังติดตามทั้งหมดมีใครบ้าง
  • มีค้างการบ้านอะไรที่ต้องส่งลูกค้าเหล่านั้นบ้าง
  • ลูกค้าเก่ามีเคสค้างอะไรบ้าง
  • Sales Report ทั้งหมดทำเรียบร้อยแล้วหรือไม่
  • เอกสารและไฟล์ทั้งหมดที่จำเป็นต้องใช้ต่ออยู่ที่ไหน

 

นี่คือรายละเอียดที่คุณต้องนั่งไล่เช็คให้ครบหมด 100%

หวังว่าบริษัทของคุณจะมีนโยบายการแจ้งออกล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือนและบังคับใช้อย่างเข้มข้น

 

เพราะคุณต้องการเวลาไม่น้อยกว่า 1 เดือนจริงๆในการจัดการกับรายละเอียดที่ว่านี้ทั้งหมด

อย่างไรก็ตาม งานของคุณในส่วนนี้อาจจะต้องเร่งมือขึ้นเป็นหลายเท่าตัวในกรณีที่นักขายคนดังกล่าวลาออกไปอยู่กับคู่แข่ง

 

นั่นแปลว่าคุณอาจจะต้องให้เค้าลาออกโดยมีผลเลยทันที

ซึ่งคุณจำเป็นต้องเร่งมือในการเช็ครายละเอียดที่ว่าให้เร็วที่สุดและครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะทำได้

 

2)ลูกค้า Top 20% 

จากกฏ 80/20 จำนวนลูกค้า 20% มักจะมีส่วนแบ่งยอดขาย 80% ของทั้งหมด

ดังนั้นคุณจำเป็นต้องลงลึกถึง Top 20% ที่ว่าให้ได้

 

ตามอุดมคติคือเราต้องลงลึกให้ได้ทุกราย แต่ก็อย่างว่า นั่นคือภาพอุดมคติ

ในทางปฏิบัติเราคงไม่สามารถทำได้เช่นนั้นทุกกรณีโดยเฉพาะในเคสที่นักขายคนหนึ่งถือฐานลูกค้าในจำนวนที่ค่อนข้างสูง

 

แต่ถ้านักขายคนหนึ่งมีลูกค้าแค่ไม่กี่รายในมือก็ถือว่าแล้วไป

เอาล่ะ คราวนี้มาดูตัวอย่างกันว่าเราควรทำอะไรกับลูกค้าเหล่านี้บ้าง

 

  • บอกให้นักขายคนที่จะลาออกให้โทรหาลูกค้าเหล่านั้นทุกรายเพื่อแจ้งเรื่องลาออก
  • ต้องตรวจสอบรายละเอียดประวัติการซื้อขายอย่างเข้มข้นและตรวจสอบดูว่าหลังพนักงานคนนั้นลาออกแล้วมีอะไรผิดปกติหรือไม่
  • มีงาน routine หรืองานประจำอะไรที่ต้องทำให้ลูกค้ารายดังกล่าว เพื่อให้การลาออกของพนักงานคนนั้นไม่ส่งผลกระทบ

 

ถ้ามีเวลามากพอ เราอาจจะขยายขอบเขตการทำการบ้านตรงนี้เพื่อให้ครอบคลุมมากกว่าลูกค้า Top 20% ก็น่าจะดี

 

3)คนที่ดูแลแทน

ถ้าให้สมบูรณ์แบบที่สุดคือมีคนมาแทนเรียบร้อยและส่งถ่ายงานกันก่อนที่คนเก่าจะลาออก

แต่ในความเป็นจริงไม่ได้ง่ายขนาดนั้น

 

กว่าจะหาคนมาแทน กว่าจะสอนงาน กว่าจะเริ่มติดต่อลูกค้าได้ ฯลฯ

แต่อย่าลืมว่านั่นคือปัญหาของเรา ไม่ใช่ปัญหาของลูกค้าแต่อย่างใด เราต้องแก้ตรงนี้แทนลูกค้า

 

ดังนั้นขั้นตอนสุดท้ายคือคุณต้องหาคนที่มาดูแลแทนชั่วคราวให้ได้

ทางเลือกมีดังต่อไปนี้

 

  • ให้ Sales Manager ดูแลแทน
  • ให้ Sales Admin รับเรื่องแทน
  • ให้เซลล์คนอื่นดูแลแทนชั่วคราว
  • แจ้ง call center หรือ customer service เบอร์เฉพาะให้ลูกค้าในระหว่างที่รอเซลล์ใหม่มา

 

ไม่ว่าจะเป็นใครก็ตาม เป้าหมายคือทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าเรารับผิดชอบและต้องการส่งถ่ายงานกันให้ลูกค้าไม่สะดุด

แน่นอนว่าการสะดุดอาจมีเล็กน้อย

 

แต่วิธีดังกล่าวอย่างน้อยเป็นการโชว์ให้ลูกค้าเห็นว่าเราใส่ใจและมีความพยายาม

ต้องใช้สถานการณ์นี้ในการพลิกวิกฤติเป็นโอกาสและทำให้เกิดประโยชน์มากที่สุด ไม่ใช่แค่มานั่งนึกเหนื่อยและเสียดายที่พนักงานของเราลาออก

 

บทสรุป

แน่นอนว่าการลาออกของพนักงานโดยเฉพาะคนที่มีความสามารถนั้นเป็นสิ่งที่เราหวังว่าจะไม่เกิด

แต่เมื่อเกิดแล้วก็ต้องแก้ไขตามหน้างาน

 

มี 3 ขั้นตอนที่จะช่วยปัองกันปัญหาเวลานักขายลาออกได้

ขั้นตอนแรกจะต้องลงลึกในงานที่คั่งค้างทั้งหมด

 

ขั้นตอนที่สองต้องเจาะลึกเรื่องลูกค้า Top 20%

ขั้นตอนที่สามต้องวางแผนเรื่องคนดูแลแทนให้ดี

 

ถ้าทำได้ตามนี้ ปัญหาที่ตามมาอาจจะน้อยลงหรือไม่มีเลย

และสุดท้ายอาจจะดีถึงขั้นพลิกวิกฤตเป็นโอกาสเลยก็เป็นได้ครับ